Grundlage des Whitepapers ist eine Zukunftsstudie des Institutes of Tourism, Travel & Hospitality der Hochschule Heilbronn im Auftrag des VDR. Sie untersucht nicht, welches Modell am wahrscheinlichsten ist, sondern entwickelt vier plausible Zukunftsbilder. Unterschieden wird vor allem danach, wie autonom KI-Systeme handeln und wie stark Daten, Systeme und Prozesse miteinander vernetzt sind.
Drei Entwicklungen gelten in allen Szenarien als gesichert: Geschäftsreisen bleiben für komplexe und vertrauensabhängige Kontakte wichtig, KI wird zum festen Bestandteil des Travel Managements und der Druck auf Kosten und Effizienz bleibt bestehen.
Zwischen KI-Agenten und autonomem System
Im Szenario „KI-Agenten-Wildwuchs“ organisieren spezialisierte Assistenten Reisen weitgehend selbstständig. Das könne Prozesse für einzelne Reisende effizienter machen, erschwere Unternehmen aber Kontrolle, Transparenz und die Durchsetzung von Reiserichtlinien, so die Studie. Leistungsträger könnten davon profitieren, weil ihre Systeme von vielen Agenten direkt angesteuert würden.
Das Gegenmodell ist ein „autonomes Travel-Betriebssystem“. Dabei sind Kalender, HR-, ERP- und CRM-Systeme, Budgets, Nachhaltigkeitsziele und Risikodaten miteinander verknüpft. Die KI könnte vorhandenen Reisebedarf selbst erkennen, Reisen initiieren und in Echtzeit auf Preise, Wetter oder geopolitische Risiken reagieren. Die operative Rolle des Travel Managements würde stark zurückgehen, während große Technologieanbieter an Einfluss gewinnen könnten.
Mensch behält in zwei Szenarien das letzte Wort
Im „Gläsernen Cockpit“ analysiert KI zwar Daten, simuliert Optionen und gibt Empfehlungen, die finale Entscheidung bleibt aber beim Menschen. Travel Manager würden hier stärker zu strategischen Verantwortlichen für die Regeln.
Auch im Szenario des „manuellen Kontrollzentrums“ entscheidet weiterhin der Mensch. KI unterstützt einzelne Aufgaben wie Preisanalysen, Sicherheitsbewertungen, Genehmigungen oder Reisekostenabrechnungen. Allerdings bleiben viele Systeme voneinander getrennt. Klassische Travel Management Companies und andere Vermittler könnten dadurch ihre zentrale Rolle behalten.
Travel Manager werden zu KI-Regel-Managern
Unabhängig vom Szenario erwartet die Studie einen Rollenwechsel im Travel Management. Klassische operative Aufgaben verlieren an Bedeutung, so die These. Wichtiger würden Datenmanagement, Prozessdesign, Compliance und die Kontrolle KI-gestützter Entscheidungen.
Die zentrale strategische Frage lautet deshalb nach Auffassung von VDR-Geschäftsführer Jens Schließmann weniger, ob KI eingesetzt wird, sondern wer die Regeln definiert, nach denen sie arbeitet. Unternehmen sollten nach den Erkenntnissen der Studie entsprechende Kompetenzen aufbauen, Erfahrungen mit KI-Anwendungen sammeln und sich dabei nicht zu früh auf einzelne Anbieter oder Technologien festlegen.
Christian Schmicke