Reisekostenabrechnung bleibt für viele ein Problem

Die Abrechnung von Reisekosten sorgt laut einer aktuellen Umfrage des Geschäftsreisedienstleisters Travelperk für Frust. So haben 83 Prozent der Befragten Schwierigkeiten bei der Spesenabrechnung. Jeder vierte Geschäftsreisende muss zuerst in Vorleistung gehen, weil Rückerstattungen zu lange dauern. In vielen Fällen kommen dabei private Kreditkarten zum Einsatz.

Fast 20 Prozent der Befragten berichten laut der Erhebung, dass sie nicht wissen, welche Ausgaben erstattet werden. Ebenso viele hätten nicht genug Zeit, ihre Spesen korrekt abzurechnen. Ein weiteres Problem: 23 Prozent verlieren nach eigenen Angaben unterwegs Belege, was die Arbeit der Finanzabteilungen zusätzlich erschwert. Die Folge sei, dass viele Business Traveller nicht nur draufzahlten, sondern zudem durch verspätete Rückerstattungen auch zusätzliche Gebühren auf ihren privaten Kreditkarten riskierten.

Technologie kann entlasten

Rund 24 Prozent der Befragten sehen in automatisierten Spesenprozessen eine Verbesserung ihres Reiseerlebnisses. Besonders die Integration von Richtlinien direkt in den Buchungsprozess könne für mehr Klarheit sorgen, heißt es. So ließen sich Ausgaben von Anfang an besser steuern und Fehler vermeiden.

Aktuell buchten 61 Prozent der deutschen Geschäftsreisenden noch über Plattformen für Endverbraucher oder direkt bei Hotels und Airlines, so ein weiteres Umfrageergebnis. Damit fehlten zentrale Schnittstellen zu internen Genehmigungs- und Abrechnungssystemen.

Die Ergebnisse der Umfrage legen nahe, dass Unternehmen ihre Prozesse modernisieren müssen, wenn sie Geschäftsreisen effizienter und für Mitarbeiter weniger belastend gestalten wollen. Automatisierung, klare Richtlinien und digitale Tools könnten viele der bestehenden Probleme lösen – würden aber bislang nur vereinzelt eingesetzt, so die Autoren.

Zur Methodik

Für die Umfrage beauftragte Travelperk das Marktforschungsinstitut One Poll. Zwischen dem 12. und 19. März 2025 wurden 4.000 beruflich reisende Personen aus Deutschland, dem Vereinigten Königreich, den USA und Spanien befragt.

Christian Schmicke