Viele Geschäftsreisende rechnen Spesen offenbar falsch ab
Ein Viertel der Beschäftigten in Deutschland reicht regelmäßig fehlerhafte oder falsch dargestellte Spesen ein. Das besagt jedenfalls eine Umfrage im Auftrag der Geschäftsreiseplattform Perk unter 8.000 Geschäftsreisenden in fünf Märkten. In Deutschland nutzen 37 Prozent weiter E-Mail oder Tabellen für Abrechnungen.
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Firmen nehmen Spesenabrechnungen oft genau unter die Lupe, doch offenbar läuft einiges schief
Für die Erhebung des Marktforschungsinstituts Censuswide wurden angestellte Fachkräfte befragt, die mindestens zweimal pro Jahr beruflich reisen und Reisekosten einreichen. Aus Deutschland nahmen 2.000 Beschäftigte teil. Die Befragung lief vom 15. bis zum 28. April.
Deutschland fällt nach Auskunft der Marktforscher in mehreren Punkten auf. 26 Prozent der Befragten geben an, regelmäßig eigentlich unzulässige Spesen einzureichen. In Frankreich sind es 22 Prozent, in Spanien 21 Prozent, in den USA 19 Prozent und in Großbritannien zwölf Prozent.
Fehler, Grauzonen und Absicht
Insgesamt haben nach Erkenntnissen der Erhebung 64 Prozent der deutschen Befragten mindestens einmal fehlerhafte oder falsch dargestellte Spesenabrechnungen eingereicht. 73 Prozent kennen solche Fälle nach eigenen Angaben aus dem Arbeitsumfeld.
Häufig geht es laut der Erhebung um persönliche Mahlzeiten, Getränke, Autokosten samt Kilometergeld und Mietwagen sowie Bewirtungskosten. Unter den Beschäftigten, die regelmäßig falsch abrechneten, liege der geschätzte jährliche Wert in Deutschland bei 290 Euro pro Person, heißt es.
Nicht immer stecke klare Absicht dahinter. 30 Prozent der Betroffenen nannten echte Fehler oder Missverständnisse als Grund. 27 Prozent waren unsicher, ob ihr Verhalten gegen Unternehmensrichtlinien verstößt.
Zugleich reichen 44 Prozent der deutschen Beschäftigten kleine, legitime Ausgaben nicht ein, weil sich der Aufwand aus ihrer Sicht nicht lohnt. Solche Fälle können nach Einschätzung der Autoren der Studie informelle Ausgleichslogiken fördern: Wer auf Erstattungen verzichtet, reicht an anderer Stelle eher Spesen außerhalb der Regeln ein.
KI macht Belege manipulierbar
Eine neue Rolle spielt KI. 49 Prozent der deutschen Beschäftigten haben laut der Umfrage mindestens einmal einen KI-generierten Beleg eingereicht. Zehn Prozent tun dies regelmäßig. Damit liegt Deutschland vor den USA und Spanien mit jeweils acht Prozent, Frankreich mit sieben Prozent und Großbritannien mit fünf Prozent.
Mehr als ein Drittel der deutschen Beschäftigten nutzt weiterhin manuelle Abrechnungen per E-Mail oder Tabelle. Mit 37 Prozent liegt Deutschland auch hier vor Frankreich, Spanien, dem europäischen Durchschnitt sowie den USA und Großbritannien.
Christian Schmicke
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