So gelingen eigene Gruppenreisen im Reisebüro

"Eigene Gruppenreisen wirken auf viele Reisebüros zunächst einfach. Lieblingskunden mitnehmen, einen Freiplatz erhalten, Provision verdienen und nebenbei selbst ein Ziel kennenlernen – der Gedanke liegt nahe", sagt Tim Zieger von Intercontact. Genau darin liegt nach Einschätzung des Geschäftsführers des Spezialveranstalters für Gruppenreisen jedoch oft schon der erste Denkfehler.

Wer mit einer Sondergruppe erfolgreich sein wolle, müsse anders an das Thema herangehen als an den Verkauf einer normalen Reise. Es gehe nicht darum, eine weitere Reise ins Regal zu stellen, so Zieger. Entscheidend sei, dass die Reise für die Kunden eine besondere Stellung habe und eng mit dem Reisebüro selbst verbunden sei.

Kundenbindung ist der Schlüssel

Für Zieger steht fest, dass solche Reisen in der Regel über die Bindung zum Reisebüroinhaber funktionieren. Die Inhaberin oder der Inhaber sollte die Reise selbst begleiten, nicht als Guide, aber als vertraute Bezugsperson für die Kunden. Dafür müsse man bereit sein, die Gruppe während der gesamten Reise eng zu begleiten. Wer daran keinen Spaß habe oder die Reise nur als Zusatzgeschäft betrachte, werde es schwer haben. Denn die Kunden buchten diese Art von Reise nicht nur wegen des Ziels, sondern auch wegen der Beziehung zum Reisebüro.

Zugleich schließt das Konzept wirtschaftlichen Erfolg laut Zieger nicht aus. Kundenbindung und Ertrag seien kein Widerspruch. Im Gegenteil, denn ohne diese persönliche Bindung lasse sich eine gute Marge oft gar nicht erst erzielen.

Persönliche Ansprache ein Schlüssel zum Erfolg

Besonders schwierig wird es, wenn Reisebüros eine eigene Gruppenreise wie jede andere Reise behandeln. Wer nur einen Flyer auslege, auf eine Website verweise oder die Reise neben das übrige Angebot stelle, werde damit meist scheitern.

Auch der Preis sei kein tragfähiges Hauptargument. Wenn ein Reisebüro versuche, eine Sonderreise vor allem mit dem Versprechen zu verkaufen, günstiger als andere zu sein, funktioniere das ebenfalls nicht. In solchen Fällen würde Intercontact nach Ziegers Worten nicht einmal ein Angebot machen, weil die Erfolgsaussichten zu gering seien. Eigene Gruppenreisen müssen nach seiner Einschätzung als besonderes Projekt verstanden werden. Sie brauchen aktive Bewerbung, persönliche Ansprache und eine klare Rolle im Auftritt des Reisebüros.

Ohne Zielgruppenkenntnis geht es nicht

Am Anfang steht deshalb für Intercontact kein fertiges Angebot, sondern ein intensives Gespräch. Dabei geht es um Fragen wie: Hat das Reisebüro schon Erfahrung mit solchen Reisen? Welche Ziele wurden bereits besucht? Wer soll mitreisen? Warum will das Büro die Reise überhaupt anbieten?

Diese Fragen sind für Zieger zentral, weil viele Reisebüros zwar ein Wunschziel im Kopf haben, aber zu wenig darüber nachdenken, ob dieses Ziel überhaupt zur eigenen Kundschaft passt. "Wenn etwa die Inhaberin Porto liebt, heißt das noch lange nicht, dass eine Städtereise dorthin auch für die Stammkunden die richtige Wahl ist", sagt der Reiseprofi.

Ein Spezialveranstalter könne hier helfen, weil er aus dem Profil der Kundschaft Rückschlüsse auf die passende Reiseform ziehe. Sind die Stammkunden etwa im Alter 60-plus und wanderaffin, müsse vielleicht eher eine Wanderreise entwickelt werden als ein klassischer Städtetrip, sagt der Touristiker mit juristischem Background (Foto Inforeise mit Expis in Saudi-Arabiens antiker Stätte Hegra).

Maßgeschneiderte Reise statt Standardprodukt

Für Zieger ist genau das individuelle der Unterschied zur klassischen Zubucherreise. Das Reisebüro buche nicht einfach eine fertige Reise, sondern beauftrage einen Partner damit, eine Reise maßzuschneidern. Termin, Anreiseart, Hotels, Ausflüge und Gruppengröße können individuell festgelegt werden.

Feste Mindest- oder Maximalgrößen gebe es dabei nicht. Üblich seien zwar Gruppen von 15 bis 20 Personen, weil sich dann die Kosten gut verteilen. Theoretisch könne aber auch eine kleine exklusive Gruppe mit fünf Personen oder eine sehr große Gruppe reisen. Der Preis pro Person verändere sich entsprechend.

Der Vorlauf ist dabei ein entscheidender Faktor. Wer noch keine Erfahrung mit eigenen Gruppenreisen hat, sollte laut Zieger idealerweise anderthalb Jahre vorher starten, mindestens aber etwa ein Jahr vor Durchführung. Etablierte Reisebüros könnten auch mit sechs Monaten arbeiten. Entscheidend sei, genug Zeit für die aktive Bewerbung des Trips zu haben.

Spezialveranstalter übernehmen das Risiko

Ein weiterer Punkt ist die rechtliche und organisatorische Verantwortung. Nach Ziegers Darstellung übernimmt Intercontact bei solchen Reisen die Veranstalterrolle. Für das Reisebüro entfällt damit die Veranstalterhaftung.

Bezahlt wird die Arbeit des Spezialveranstalters laut Zieger nicht im Voraus. Intercontact verdient erst dann, wenn die Reise tatsächlich stattfinde. Gerade deshalb sei es für einen Partner wie Intercontact wichtig, dass ein Reisebüro mit seinem Gruppenprojekt Erfolg hat. Besonders die erste Durchführung sei entscheidend, weil sie den Grundstein für weitere Reisen lege.

Am Ende zeigt sich für Zieger ein klares Muster: Eigene Gruppenreisen sind kein Selbstläufer, aber sie können sehr erfolgreich sein. Voraussetzung ist, dass das Reisebüro sie als Beziehungsprojekt versteht, die eigene Zielgruppe genau kennt und sich bei Bedarf frühzeitig professionelle Unterstützung holt.

Sabine Schreiber-Berger

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